设备的操作和保养应作记录，检修也应作记录。操作、保养记录一般记入值班工作日记中，也要包括日期，操作员姓名，班次等；每班的例行保养工作内容、设备当天和累计运行时间；润滑、加油和巡视检查记录；机组实际技术参数；定期检查保养、停放保养、换季保养的内容；故障处理等。
设备的大、中、小修也应有修理记录，其内容包括：机组编号、型号、额定技术参数和生产厂、出厂日期、出厂编号；修理前累积的运行时间；修理的内容；修理的人员和日期；设备介体检查情况；零配件修换记录；设备装配、间隙调整情况及图例；试车情况及运行参数；验收意见，使用单位、修理单位、主管部门鉴定等。上述内容可扼要地填入设备登记卡。
大多数设备属于固定资产。设备管理部门应有机电设备固定资产登记卡，建立固定资产设备分类帐。
